Notre association compte trois secteurs d’activités principaux, que sont l’Insertion, l’Action sociale et l’Aide directe répartis sur l’ensemble du canton de Vaud. Le quatrième secteur, celui de Administration et Soutien, fournit un appui transversal afin de permettre le bon déroulement des activités. Il regroupe les finances, les ressources humaines, l’informatique ainsi que l’administration générale.
Dans le cadre du renforcement de notre secteur, nous sommes à la recherche d’un/e :

Chef d’unité Administration (h/f)

100%

A ce poste, vous travaillez en étroite collaboration avec le Directeur et le Directeur adjoint, responsable du secteur Administration et Soutien. Vous coordonnez une équipe de six assistants administratifs actifs dans les quatre secteurs d’activité de Caritas Vaud. Vous participez au développement et la professionnalisation de l’administration de l’institution.
Vous assumez le secrétariat des organes de l’Organisation (Bureau, Comité et Direction).
Vous êtes la personne responsable de la définition des processus administratifs ainsi que de leur application dans le respect de critères qualité définis par l’institution.
Vous êtes en charge de la facturation ainsi que de la gestion des débiteurs. Vous collaborez étroitement avec notre fiduciaire pour assurer un flux efficace des processus comptables et la résolution des suspens. Vous participez activement à la planification et au suivi financier.
Vous supervisez et tenez à jour les dossiers touchant aux diverses subventions et demande de fonds. Vous assurez avec les assistants administratifs de secteur la bonne tenue et le suivi des dossiers des infrastructures, de la flotte de véhicule et du portefeuille des assurances.
Vous coordonnez avec les assistants administratifs le suivi des non conformités et participez avec le responsable de l’assurance qualité à la mise à jour et au maintien de la certification ISO.
Enfin, dans le cadre de vos activités vous pouvez être amené à organiser des évènements ou des formations et à réaliser des activités diverses de secrétariat.

Votre profil
Vous avez une expérience d’au minimum dix ans en tant que responsable d’équipes administratives combiné à une expérience d’assistante de direction dans le secteur privé ou public. Idéalement vous avez une formation dans les domaines financier et comptable. Vous maîtrisez l’ensemble des principes de comptabilité financière et analytique ainsi que les principes SMQ.
Personne organisée et responsable, vous savez aborder situations de manière globale et travailler dans une organisation matricielle. Vous êtes capable fixer des priorités, êtes force de proposition et savez promouvoir des projets. Vous savez vous adapter rapidement aux nouvelles situations rencontrées. Disposant d’excellentes capacités de communication, vous savez vous adapter à vos interlocuteurs et êtes reconnu pour votre résilience.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Power Point, Outlook) et avez d’excellentes connaissances d’Excel et des tableaux croisés dynamiques.

Entrée en fonction : dès que possible
Délai de postulation au 31 octobre 2017
Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature par email à rh@caritas-vaud.ch. Il ne sera répondu qu’aux candidatures retenues.

Par ailleurs, dans le cadre du renforcement de ce secteur, nous sommes à la recherche d’un/e

Assistant(e) RH 

Collaborateurs & Bénévoles
100%
A ce poste, vous travaillez en étroite collaboration avec la Responsable RH. Vous êtes en charge de la tenue et de la mise à jour des dossiers de l’ensemble des collaborateurs. Vous participez au développement des processus RH et à des projets spécifiques liés par exemple à la culture d’entreprise. Vous êtes partie prenante dans les recrutements et assurez l’ensemble des tâches administratives liées aux activités RH.
Dans le cadre de la gestion du bénévolat, vous êtes en charge du traitement et de l’orientation des candidatures, du suivi des processus et de la mise à jour des outils de communication relatif au bénévolat (annonce, site internet). Vous apportez un support actif aux coordinateurs dans la gestion des bénévoles.
Vous êtes également en charge de participer au plan de formation collaborateurs et bénévoles, à sa mise en place et à l’organisation des diverses formations internes et externes.
Dans le cadre de vos activités, vous participez à des activités de réseautage (séance d’informations, présentations, etc.) et vous organisez des évènements internes liés aux ressources humaines.

Enfin, vous êtes la personne de référence pour la certification EduQua et assumez avec succès les audits annuels.

Votre profil
Au bénéfice d’une expérience réussie dans les ressources humaines en tant qu’assistant(e) RH d’au minimum 5 ans, vous êtes titulaire du certificat d’assistant(e) en gestion du personnel. Vous avez travaillé dans des environnements exigeants et appréciez les défis professionnels. Vous avez idéalement une expérience dans le bénévolat et la formation (FSEA un plus).
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Power Point, Outlook, Excel). Vous avez aussi d’excellentes connaissances écrites et orales du français.

Vous savez développer rapidement des relations de qualité avec vos interlocuteurs. Personne organisée et sachant fixer les priorités, vous êtes un moteur dans la réalisation de projet. Enfin, personne enthousiaste et volontaire, vous êtes en mesure de représenter Caritas Vaud lors d’événements de réseautage.
Entrée en fonction : dès que possible
Délai de postulation au 31 octobre 2017.